O arquivo XML ainda é desconhecido por muitos empreendedores em todo o Brasil. Mas, o que será exatamente o XML quando falamos de notas fiscais? Muitas dúvidas surgem na hora de falar sobre ele, sendo assim vamos conferir no artigo abaixo tudo sobre o XML da Nota Fiscal: o que é e como gerar na sua empresa. Vamos lá?
O que é o arquivo XML?
XML significa eXtensible Markup Language. Podemos dizer que XML é um arquivo que possui um formato universal padronizado, que serve para organizar informações em um documento. Desta forma, o arquivo XML de uma nota fiscal é um arquivo que possui as todas as informações da nota fiscal, de forma organizada para ser lida por sistemas e softwares de gestão, tendo seu formato somente eletrônico. Desta forma, o arquivo XML é diferente, por exemplo, da DANFE, que normalmente acompanha o produto durante seu transporte e entrega ao cliente final.
As informações do arquivo XML devem estar de acordo com a legislação vigente para ser gerado corretamente pela empresa que fará sua emissão. Vamos conferir abaixo algumas informações obrigatórias no arquivo XML:
- Dados da empresa emissora (emitente) – Nome da empresa, endereço, CNPJ, IE e IM se houver, entre outros,
- Dados da Nota Fiscal (NF-e) – Número da nota, série, modelo, data de emissão, valor, entre outros;
- Dados de Transporte – Informações sobre o transporte da mercadoria, volumes, quantidade, peso, entre outros;
- Dados do Destinatário (cliente) – Nome do consumidor ou empresa, CNPJ ou CPF, endereço, entre outros;
- Informações e Observações Complementares – Informações complementares gerais e específicas da operação.
Como gerar o arquivo XML?
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica é gerado automaticamente quando a nota fiscal é emitida. Junto ao XML é gerada a DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica). Como dito anteriormente, o arquivo XML é um arquivo totalmente eletrônico, enquanto que a DANFE é gerada para que possa ser baixada e transformada em PDF.
O usuário poderá gerar o XML através de um sistema de gestão, que possui recursos para gerenciamento de vendas, clientes e produtos/serviços, portanto possui os requisitos técnicos para preenchimento de uma nota fiscal. Basta que o usuário ou a empresa possua um sistema de gestão e um certificado digital válido para emissão de notas fiscais, o XML poderá ser gerado em poucos minutos.
Como escolher o melhor sistema de gestão?
Para escolher o melhor sistema de gestão para sua empresa e gerar suas notas fiscais e XML com facilidade, basta procurar por um sistema que integre todos os setores da sua empresa. Além disso, é importante que este sistema seja rápido de fácil manuseio, permitindo uma padronização dos processos da empresa. Concluímos reiterando que todas as empresas que realizam vendas de produtos ou serviços devem gerar notas fiscais e portanto o XML, sendo assim, todas precisam de um sistema de gestão que as ajude e facilite a rotina.
