A ordem de serviço faz parte da rotina de muitas empresas, como forma de padronização das informações sobre um serviço a ser prestado. No dia a dia, empresários ou mesmo colaborares de empresas lidam com diversos aspectos do trabalho que muitas vezes não se dão conta do real benefício que é ter uma otimização das tarefas através de uma ordem de serviço por exemplo. Saber o que é a ordem de serviço e usá-la traz diversos diferenciais competitivos para o negócio. São estes pontos que vamos conferir no artigo de hoje. Saber o que é um ordem de serviço e como gerá-la é o primeiro passo para sua empresa ser mais produtiva. Confira.
O que é a Ordem de Serviço?
A ordem de serviço é um documento que atesta a prestação de um determinado serviço a uma empresa ou cliente final. A ordem de serviço tem como principal característica formalizar e acompanhar o processo de empresas cujo principal foco é o serviço. Não menos importante, a ordem de serviço também dá mais organização à rotina do negócio, seja na do empreendedor ou de seus colaboradores. O documento que formaliza uma ordem de serviço é emitido no momento em que o fornecedor do serviço vende o mesmo para seu cliente. Através deste documento ambas as partes passam a ter uma organização e uma padronização das informações, tanto sobre o andamento do serviço quanto da finalização do mesmo.
Através das informações que constam em uma ordem de serviço é que se tem o conhecimento de todos os aspectos da OS. O detalhamento é tanto sobre o tipo de serviço que está sendo prestado, até as informações do técnico responsável e também os dados do cliente bem como o local sobre o qual o serviço está sendo executado.
Como gerar uma Ordem de Serviço?
Com o avanço da tecnologia, as empresas prestadoras de serviços passaram do papel, no formato totalmente manual e burocrático para formalizar uma serviço, para o uso de sistemas e meios tecnológicos para a automatização e padronização do processo de gerar uma Ordem de Serviço. Atualmente é possível gerar diversos tipos de documentos a partir de um computador ou celular, como a ordem de serviço ou nota fiscal. Sendo assim, o empresário não perde o tempo que antes perdia para preencher manualmente documentos pertinentes ao serviço. Com o uso de sistemas para gerar uma ordem de serviço também houveram melhorias na comunicação entre o prestador e o cliente, ajudando ambas as partes a fazerem um acompanhamento mais preciso do andamento do trabalho. Podemos citar também a flexibilidade no uso de sistemas automatizados para a geração das ordens de serviço, pois permite que a empresa determine as ferramentas que serão utilizadas, bem como o modelo do documento que será gerado. Outro ponto que podemos citar é o acesso por parte dos técnicos ao sistema, o que permite uma atualização em tempo real da situação.
Como controlar as ordens de serviço?
Para realizar um controle eficiente e um acompanhamento detalhado de todas as ordens de serviço que sua empresa gerou, podemos citar os seguintes aspectos:
- Cada ordem de serviço deve possui um código específico
- Cadastrar corretamente os dados da sua empresa e do cliente
- Planeje a emissão das ordens de serviço e defina que um colaborador seja responsável pela emissão e envio da OS;
- Defina corretamente os prazos e entregas dos serviços;
- Utilize sempre um sistema de gestão para emitir as ordens de serviço
Conclusão
Como vimos no artigo de hoje, as ordens de serviço tem como finalidade principal a padronização e automatização das informações pertinentes ao prestador de serviço e seu cliente, o tomador do serviço. Também vimos como o uso de sistemas de gestão permite que a empresa tenha mais produtividade em sua rotina, gerando de forma facilitada todos os documentos sobre a prestação do serviço bem como para emissão das notas ficais e cobrança. Não menos importante, vimos como a ordem de serviço pode ser um instrumento gerador de diferencial competitivo para empresas que buscam crescer em um mercado aberto à inovações.
E aí, gostou do artigo? Não deixe de comentar ou deixar sua sugestão abaixo.
Até a próxima!
