Gerenciar de forma estratégica todos os clientes e fornecedores em uma pequena ou média empresa nunca é tarefa fácil. Todavia, existem ferramentas e mecanismos que podem auxiliar o empresário neste momento, como a ferramenta de contrato. Neste artigo vamos saber um pouco mais sobre o que é a gestão de contratos e qual a sua importância na rotina de um negócio.
O que é a gestão de contratos?
Antes de mais nada o contrato é um instrumento que formaliza uma relação comercial entre as partes envolvidas. Um contrato pode ser sobre aluguel, sobre um serviço prestado, sobre o uso de determinado produto ou serviço, entre outros exemplos que poderíamos citar. No âmbito empresarial, um contrato rege os direitos e deveres das partes envolvidas e garante que tudo que está nele seja cumprido. O mesmo vale para contratos efetivados entre pessoas físicas. O controle dos contratos é essencial para que tudo seja cumprido, e neste sentido é necessário que haja uma gestão efetiva dos contratos. A gestão de contratos pode ser compreendida como um conjunto de ferramentas que auxiliam as empresas a gerirem seus contratos. A gestão de contratos possibilita que o gestor consiga otimizar os recursos envolvidos e evite falhas no processo.
São os objetivos da gestão de contratos:
- Padronizar as informações sobre o serviço/produto adquirido
- Determinar um prazo para o uso do serviço/produto
- Assegurar os direitos e deveres entre as partes envolvidas
- Gerenciar as renovações e términos dos mesmos
- Administrar e acompanhar as tarefas realizadas
Qual a importância da gestão de contratos?
Para determinar o quanto a gestão eficiente de contratos é importante, basta pensar no acordo feito entre as partes. Já imaginou se um contrato que você fez com um cliente é totalmente diferente de outro? Como você faria para não perder as contas? Agora imagine com centenas de clientes ou até milhares. A importância da gestão de contratos passa diretamente pelo fato da quantidade e complexidade de tantas informações distribuídas em diversos contratos, tanto com clientes quanto com fornecedores. Também podemos citar a parte financeira dos contratos. Se sua empresa gera contratos com cobranças recorrentes, já imaginou controlar manualmente todos estes valores? Não é viável a médio nem a longo prazo. Uma ferramenta de gestão, como um sistema, é indispensável para controlar todas as variáveis envolvidas na geração de contratos.
Como gerar contratos com eficiência?
Com dito acima, um sistema de gestão é a ferramenta ideal para que a empresa possa dar conta dos contratos e cobranças geradas no dia-a-dia. Através de um sistema para gerar e gerenciar contratos a empresa consegue manter os dados seguros, controlar renovações e valores e de quebra ganhar tempo para realizar outras tarefas. Também podemos dizer que um sistema de gestão para contratos também possibilita que os dados dos contratos possam estar integrados com todas as outras áreas da empresa.
Conclusão
Vimos como a gestão de contratos é essencial para a rotina de uma empresa e como ela possibilita que a empresa faça uma gestão completa de todo o negócio. A gestão de contratos é a forma mais inteligente de gerenciar todos os dados das partes envolvidas.
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Até a próxima!
